第4章 powerpoint操作與應用演示文稿

1,第4章 PowerPoint操作與應用,Microsoft PowerPoint 2003是幻燈片制作程序，它是Office 2003的一個組成部分，利用PowerPoint程序，用戶可以將收集到的資料制作成各種類型的幻燈片演示文稿，在計算機屏幕或大屏幕投影儀上動態地演示。在幻燈片演示文稿中，除文字、數據、圖表、圖像以外，還可以插入音頻以及視頻文件，使幻燈片演示文稿具有一定的多媒體效果。隨著現代社會人們之間交流機會的增加，它成為辦公自動化必不可少的應用軟件。 本章將系統介紹PowerPoint 2003的主要操作。,2,第4章 PowerPoint操作與應用,本章主要內容如下 4-1 PowerPoint的基本操作 4-2 幻燈片制作的基本操作 4-3幻燈片放映操作 4-4 PowerPoint高級操作,3,4-1 PowerPoint的基本操作,任務1 了解PowerPoint（1）PowerPoint功能簡介（2）演示文稿與幻燈片（3）PowerPoint窗口介紹（4）了解PowerPoint常見視圖方式普通視圖幻燈片瀏覽視圖幻燈片放映視圖備注頁視圖,4,4-1 PowerPoint的基本操作,任務2 創建演示文稿啟動PowerPoint2003后，依次單擊菜單欄上的【文件】【新建】菜單命令，窗口的右側會出現“新建演示文稿”任務窗格，該窗格的“新建”欄中列出了PowerPoint2003為用戶提供的創建演示文稿的多種方法，用戶可以根據需要選擇創建演示文稿的方式。,5,4-1 PowerPoint的基本操作,任務3 管理幻燈片 本任務主要介紹在演示文稿中管理幻燈片的操作，通常情況下一個演示文稿是由多張幻燈片組成的，因此管理幻燈片的操作是保證演示文稿正常工作的基礎。管理幻燈片的操作主要有選定幻燈片插入幻燈片移動或復制幻燈片刪除幻燈片,6,4-1 PowerPoint的基本操作,任務3 管理幻燈片 管理幻燈片的操作是保證演示文稿正常工作的基礎，由于演示文稿具有多種視圖方式，同樣的操作對于不同的視圖方式略有不同，一般情況下在幻燈片瀏覽視圖中管理幻燈片操作比較簡單而且效果直觀。,7,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務1 文本的輸入與編輯 在普通視圖的“幻燈片”窗格中輸入和編輯文本在普通視圖的“大綱/幻燈片”窗格中輸入和編輯文本,8,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務1 文本的輸入與編輯我們可以在普通視圖的“幻燈片”窗格中輸入和編輯文本，也可以在“大綱/幻燈片”窗格中輸入和編輯文本，通過完成本任務可以發現，使用“大綱/幻燈片”窗格輸入和編輯文本是較好的方法，因為工作時可以看見屏幕上所有的幻燈片標題和正文，用戶可以在幻燈片中重新安排要點或者編輯標題和正文，也可以將整張幻燈片從一處移動到另一處，通過“大綱”工具欄上的按鈕可以改變幻燈片中內容的層次關系。,9,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務2 在幻燈片中插入表格有時我們需要在幻燈片中插入表格以直觀地表達信息，PowerPoint為用戶提供了類似于Word中處理表格的功能，該操作主要涉及到兩個過程，首先要在幻燈片中創建表格，然后對表格進行編輯和修飾。在幻燈片中創建表格的方法很多，在此我們主要介紹應用幻燈片版式創建含表格幻燈片的操作方法。,10,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務2 在幻燈片中插入表格借助于幻燈片版式用戶可以方便地在幻燈片中插入表格。在處理表格的操作中，“表格和邊框”工具欄起了重要的作用，除了以上介紹的作用外，使用該工具欄還可以進行單元格的拆分和合并、更改文字的方向、在表格中插入行或插入列等操作。 除了可以應用自動版式創建含表格的幻燈片外，對于比較復雜的表格，用戶可以仿照Word的操作方法，使用“表格和邊框”工具欄手工繪制表格，具體內容可參閱2-4節任務1的相關操作。,11,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務3 在幻燈片中插入圖表 圖表就是將數據表中的數據以圖形的方式表達出來的一個對象，在幻燈片中插入圖表不僅可以使演示文稿具有美感，而且可以幫助觀眾從大量的數據中找出數據的發展趨勢和分布狀態。 完成本任務主要涉及到兩個操作過程，首先要在幻燈片中創建圖表，然后對圖表進行編輯和修飾。我們可以應用幻燈片版式創建含圖表的幻燈片，仿照Excel中對圖表的修飾操作來編輯和修飾幻燈片中的圖表。,12,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務3 在幻燈片中插入圖表 圖表以對象的形式插入到幻燈片中，所以PowerPoint程序是不能處理圖表的，只有調出Microsoft Graph程序才可以進行圖表的插入、編輯操作。在圖表沒有插入前雙擊圖表占位符，可自動調出處理圖表的專用程序Microsoft Graph進行插入圖表的操作，插入圖表后必須雙擊圖表調出Microsoft Graph程序，才能對插入的圖表進行編輯。,13,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務4 在幻燈片中插入組織結構圖 組織結構圖是指由一系列框圖和連線構成的對象，主要用來描述部門或組織的結構關系和層次關系。與其他對象的插入方法相似，組織結構圖可以應用幻燈片版式在幻燈片中創建，也可以通過PowerPoint的菜單命令來創建。創建操作完成后還要對組織結構圖進行編輯，此時需要調出“Microsoft組織結構圖”程序。,14,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務5 在幻燈片中插入圖片和多媒體對象 為了使演示文稿在放映時具有一種全新的視覺和聽覺效果，本任務將要介紹如何在PowerPoint演示文稿制作過程中，插入圖片和圖形，以及聲音、視頻和動畫等多媒體對象。 對于圖片的插入和編輯，其操作過程與Word中相應的操作完全相同，對此本任務只是簡單地介紹，詳細內容請參閱本教材的2-5節。聲音和影片可在“Microsoft 剪輯庫”獲得，也可以從外部的文件獲得。幻燈片中插入聲音和影片后，都會出現與聲音或影片對應的圖標，在播放幻燈片時，通過單擊這些圖標，用戶可以控制聲音或影片的播放與停止。,15,4-2 幻燈片制作的基本操作,任務6 設置幻燈片的外觀 演示文稿創建后，用戶需要對幻燈片的外觀進行設置，根據具體的情況可以將演示文稿中的所有幻燈片設置成統一的外觀，也可以將某些幻燈片設置成與其他的幻燈片不同的外觀。本任務主要從以上兩個方面討論設置幻燈片外觀的操作。 使用設計模版設置幻燈片外觀 使用配色方案設置幻燈片外觀,16,4-3 幻燈片放映操作,任務1 在PowerPoint中啟動幻燈片放映 在PowerPoint中可以采用以下幾種方法啟動幻燈片放映單擊“視圖切換按鈕”上的“從當前幻燈片開始幻燈片放映”按鈕 依次單擊菜單欄上的【視圖】【幻燈片放映】菜單命令 直接按F5鍵 依次單擊菜單欄上的【幻燈片放映】【觀看放映】菜單命令以上方法的區別在于，單擊“視圖切換按鈕”上的“從當前幻燈片開始幻燈片放映”按鈕，總是從當前幻燈片開始播放演示文稿，其他啟動幻燈片放映的方法，都是從第一張幻燈片開始播放演示文稿。,17,4-3 幻燈片放映操作,任務2 設置幻燈片的放映順序 幻燈片在播放時，默認情況下都是按幻燈片編號的順序依次放映的。但有時根據需要，在放映過程中要改變幻燈片的播放順序 ，改變幻燈片的播放順序，可以采用以下兩種方法 改變幻燈片的排列順序，然后再按照本節任務1介紹的方法放映幻燈片 在幻燈片編號保持不變的情況下，通過“自定義放映”方式指定幻燈片的播放順序,18,4-3 幻燈片放映操作,任務3 設置幻燈片的動畫效果 在演示文稿的放映過程中，為了突出重點并集中觀眾的注意力，用戶可以為幻燈片中的文本、圖像等各種對象設置動畫效果，動畫效果使用得當，可以極大地提高演示文稿的觀賞性。設置幻燈片的動畫效果可以采用以下兩種方法 使用“預設動畫”命令快速地設置幻燈片的動畫效果 使用“自定義動畫”命令設置幻燈片的動畫效果,19,4-3 幻燈片放映操作,任務3 設置幻燈片的動畫效果 使用“預設動畫”命令可以快速地設置幻燈片的動畫效果，但是該操作不夠靈活，如不能方便地設置動畫對象的出現順序，不能設置啟動動畫的方式、以及文本的引入方式等。 使用“自定義動畫”命令設置幻燈片的動畫效果，是一種非常靈活的操作方法，它不但可以設置幻燈片的動畫效果，還能夠方便地設置動畫對象的出現順序、啟動動畫的方式、文本的引入方式以及動畫發生后將要產生的動作等。,20,4-3 幻燈片放映操作,任務4 設置幻燈片的切換方式和切換效果 幻燈片的切換是指演示文稿在放映過程中從一張幻燈片到下一張幻燈片的更換方式，PowerPoint中為用戶提供了兩種切換方式和多種切換效果，本任務主要介紹與此相關的操作。,21,4-3 幻燈片放映操作,任務4 設置幻燈片的切換方式和切換效果 無論是手動換頁還是定時換頁，都可以添加特殊的切換效果。在手工換頁狀態下，幻燈片放映過程中只有單擊鼠標左鍵才能切換到下一張幻燈片。在定時換頁狀態下，幻燈片放映過程中經過指定的時間間隔后，會自動切換到下一張幻燈片。幻燈片的放映時間，可以進行人工設置，但不夠準確，不能滿足演講時的需要，若要準確地設置幻燈片的放映時間，可使用排練計時設置幻燈片的放映時間。,22,4-4 PowerPoint高級操作*,任務1 在幻燈片中創建超鏈接 在演示文稿的放映過程中，經常會遇到這樣的情況，幻燈片的放映不是按固定不變的次序進行，而是在放映某一張幻燈片后，后續的放映有多種選擇，如可以跳轉到當前演示文稿的其他幻燈片、另一個演示文稿、某一個Internet的地址或運行其他的程序等，PowerPoint把后續放映的選擇交給了放映者，由放映者決定后續放映的跳轉方向。解決以上問題最好的方法是在幻燈片中創建超鏈接，本任務主要介紹在幻燈片中創建超鏈接的方法。,23,4-4 PowerPoint高級操作*,任務1 在幻燈片中創建超鏈接 創建超鏈接可以采用兩種不同的操作方法。第一種方法是通過動作按鈕實現幻燈片的超鏈接，將某個動作按鈕添加到幻燈片中，然后指定其要鏈接的幻燈片或程序，在幻燈片放映過程中可以單擊該動作按鈕或指向該動作按鈕，實現幻燈片放映的跳轉。如果不希望在幻燈片上出現動作按鈕，可以采用另一種方法，選定幻燈片中任一對象（如文本、圖片等）作為超鏈接的對象，在幻燈片的放映過程中單擊該對象或指向該對象，實現幻燈片放映的跳轉。,24,4-4 PowerPoint高級操作*,任務2 創建議程幻燈片 所謂議程幻燈片是指一張列出演示文稿主要內容的幻燈片，它相當于演示文稿的目錄，議程幻燈片一般為演示文稿的第一張幻燈片，它可以幫助觀眾了解整個播放過程。 本任務首先介紹創建議程幻燈片的操作方法，然后介紹在使用議程幻燈片時，如何跳轉到演示文稿的相關章節，當到達指定章節的末尾時又可以返回到議程幻燈片的操作。,25,4-4 PowerPoint高級操作*,任務2 創建議程幻燈片 本任務是一個綜合性的操作，它實際上涉及到了三個相關操作創建議程幻燈片、創建自定義放映和創建超鏈接。議程幻燈片可以理解為演示文稿的目錄，它可以幫助觀眾了解整個播放過程。默認狀態下議程幻燈片的標題為“摘要幻燈片”，內容為用戶所選定的幻燈片的標題。,26,4-4 PowerPoint高級操作*,任務3 演示文稿的打包 將演示文稿打包的目的是為了保證在一臺計算機上創建的演示文稿能夠在另一臺計算機上正常放映。 借助于PowerPoint提供的“打包成CD”工具，用戶可以把制作好的演示文稿和與其相關的文件（包括相應的鏈接文件、TrueType字體等）打包，拿到另一臺計算機上放映。即使該計算機未安裝PowerPoint，通過打包的播放器也可放映演示文稿。,